Организация и проведение конференций, семинаров и симпозиумов под ключ

 

 

 

В современном мире большинство компаний с той или иной периодичностью принимают участие или организуют деловые мероприятия разного уровня, включая обучающие семинары, международные конференции или научно-практические симпозиумы.

 

 

Организация и проведение конференций и других подобных мероприятий имеет ряд особенностей, которые заключаются в поиске места для проведения события, которое должно быть удобно расположено и иметь необходимую вместимость, подборе технического оборудования, организации питания, видео- и фотосъемки, культурной и экскурсионной программ, а также составлении отчета после ее завершения.
Иногородних и иностранных участников мероприятия следует разместить в отеле или съемном жилье, решить вопрос с визами для зарубежных гостей, приобрести билеты на поезда и самолеты. Также необходим пассажирский транспорт для перевозки участников конференции, семинара или симпозиума по городу и для их экскурсионного обслуживания.
Как правило, по завершению мероприятия его участникам вручают сертификаты, после чего устраивают праздничный банкет.
На сегодняшний день в большинстве городов нашей страны работают эвент-агентства, которые предоставляют весь комплекс услуг по проведению конференций и других подобных мероприятий.
На первом этапе подготовки к такому событию необходимо детально проработать весь график его проведения, назначить ответственных за выполнение того или иного направления деятельности и скоординировать их работу, что само по себе является сложной и трудоемкой задачей. Далее этот график согласовывается с заказчиком конференции, семинара или симпозиума вместе с объемом услуг, после чего составляется смета расходов. Представитель эвент-агентства в обязательном порядке присутствует на всех событиях мероприятия и координирует работу руководителей отдельных направлений по техническому обеспечению, организации питания и перевозке гостей конференции и их культурному досугу.
В проведении подобных мероприятий может быть задействовано большое количество сотрудников эвент-агентства и отдельно нанятые для его обслуживания лица, включая техников, артистов, ведущих, промоутеров, официантов, администраторов и охранников, которые контролируют не только порядок в месте проведения конференции или другого события, но и доступ в определенные зоны. Подбором опытного и надежного персонала также занимаются сотрудники эвент-агентства.

Добавить комментарий