Содержание
Современные компании всё чаще отказываются от содержания собственного парка принтеров и копировальной техники. Вместо этого они передают функции печати специализированным компаниям — то есть используют аутсорсинг офисной печати. Эта услуга помогает не только снизить расходы, но и оптимизировать рабочие процессы. В статье расскажем, как это работает, какие преимущества даёт бизнесу и когда стоит задуматься о переходе на аутсорсинг.
Что такое аутсорсинг печати?
Аутсорсинг офисной печати — это передача управления всей системой печати в офисе стороннему подрядчику. Под эту услугу обычно попадает:
- установка и обслуживание принтеров, МФУ, копиров;
- обеспечение расходными материалами (бумага, картриджи);
- удалённый мониторинг и поддержка;
- оптимизация процессов и отчётность по печатной активности.
При этом компания платит не за устройства, а за конкретный объём напечатанных страниц — как правило, по фиксированному тарифу.
Преимущества аутсорсинга для бизнеса
Передача печати на аутсорсинг решает сразу несколько проблем:
1. Снижение затрат
Нет необходимости покупать и обслуживать дорогое оборудование. Подрядчик предоставляет технику в аренду и берёт на себя все расходы на ремонт и замену.
2. Прозрачность расходов
Печать оплачивается по количеству страниц, а значит, легко прогнозировать затраты и избежать непредвиденных расходов.
3. Оптимизация ресурсов
Работники больше не тратят время на заказ картриджей, устранение неполадок и настройку техники — всем этим занимается подрядчик.
4. Повышение безопасности
Многие провайдеры аутсорсинга предлагают решения с авторизацией печати, отслеживанием документов и безопасным хранением данных.
Когда стоит задуматься об аутсорсинге?
Если в компании:
- более 5 сотрудников регулярно пользуются принтерами;
- часто выходят из строя устройства или заканчиваются картриджи;
- сложно контролировать расходы на печать;
- нужны отчёты по печатной активности или защита документов —
— тогда аутсорсинг печати будет рациональным решением.
Что входит в типовой договор?
Условия могут различаться, но чаще всего в базовый пакет входят:
- Аренда оборудования (принтеры, МФУ);
- Установка и интеграция в корпоративную сеть;
- Регулярная замена расходников;
- Техподдержка и выездной ремонт;
- Отчётность по использованию.
Выгодно ли это малому бизнесу?
Да. Хотя кажется, что аутсорсинг — прерогатива крупных организаций, малый бизнес также выигрывает за счёт:
- отсутствия капитальных затрат;
- гибких условий (можно подключить всего 1-2 устройства);
- отсутствия необходимости в собственном IT-персонале.
На что обратить внимание при выборе поставщика?
Перед подписанием договора важно:
- Проверить репутацию компании и отзывы;
- Уточнить сроки замены картриджей и реагирования на поломки;
- Оценить удобство отчётности и наличие личного кабинета;
- Сравнить тарифы: фиксированная ставка или пофактурная оплата.
Заключение
Аутсорсинг офисной печати — это стратегическое решение, которое позволяет бизнесу сосредоточиться на ключевых задачах, избавившись от рутины. Услуга подходит как крупным компаниям, так и малому бизнесу, особенно в условиях высокой нагрузки на офисную технику. Главное — выбрать надёжного поставщика и настроить прозрачную систему учёта печати.